Uporaba modula za avtomatsko arhiviranje
Namen novega modula je sprotno shranjevanje plačnih kuvert zaposlenih v elektronski obliki. S tem zagotovimo obliko in podatke na plačni kuverti, kot so bili takrat, ko je bila plača izplačana, tudi če so se podatki o zaposlenih medtem spremenili (sprememba priimka, sprememba naslova, če je le-ta izpisan na kuverti,…). Dokumenti so dostopni kadarkoli, lahko ponovno natisnemo. Če modulu dodamo še podpisno komponento, lahko datoteke prestavite tudi v uradno trajno hrambo pri certificiranem arhivarju.
Delovanje
Nastavitev poti za shranjevanje
Na serverju moramo imeti dostop do direktorija, kamor bomo shranjevali oz. odlagali plačne kuverte zaposlenih. Dostop nastavimo v modulu Krmiljenje poslovnih procesov Administracija Nastavitve Kopa Konstante:
Nastavimo konstanto PCE_ARH_SERVER:
S to nastavitvijo nastavimo pot iz aplication serverja do mape, kamor se bodo plačne kuverte shranjevale. Paziti moramo, da na koncu poti v polju Vrednost obvezno dodamo zadnji \ (baskslash).
S konstanto PCE_ARH_URL nastavimo url za arhiviranje plačnih kuvert. S tem url se odpirajo datoteke, ki so na aplication serverju s klientov.
Nastavitev izpisa za arhiviranje na organizacijski enoti
V Standardizaciji Organizacijske enote določimo izpis, ki se bo avtomatsko arhiviral na tej organizacijski enoti.
Poiščemo organizacijsko enoto, za katero bomo avtomatsko shranjevali plačne kuverte. S klikom na gumb Dodatni podatki se nam odpre okence, v katerem vnesemo podatke:
– Vnesemo vrsto in naziv podatka (ARHKUV – Izpis za arhiviranje kuvert)
– Izpis, ki ga na dotični organizacijski enoti uporabljajo za izpis plačnih kuvert (npr. PCEKNG1).
Arhiviranje kuvert
V aplikaciji Plače, modulu Zaključek Arhiviranje kuvert poženemo obdelavo za arhiviranje plačnih kuvert zaposlenih. Program nam bo na osnovi nastavitev na organizacijski enoti (izpis) in nastavljene poti v Krmiljenju poslovnih procesov ter vnesenih tekočih parametrov zapisal plačne kuverte na direktorij serverja, ki smo ga določili.
S klikom na gumb Arhiviraj sprožimo obdelavo. Ko se arhiviranje zaključi, se izpiše obvestilo, da je program zaključil z arhiviranjem:
Pregled arhiviranih kuvert
Pregled nam je na voljo v meniju Izpisi Obračunski list, kuverte Pregled arhiviranih kuvert:
V zgornji, parametrski del maske, vnesemo organizacijsko enoto, za katero želimo izpisovati – pregledovati plačne kuverte.
Če želimo izpisovati kuverte za posamezen obračun in za vse osebe, potem vnesemo šifro obračuna, polje Osebe pustimo prazno. V spodnjem delu maske se nam izpišejo vse osebe v okviru vnesenega obračuna. S klikom na gumb Izpis pri posamezni osebi:
se nam na ekran izpiše plačna kuverta te osebe v pdf obliki:
Lahko izpisujemo tudi kuverte za eno osebo in več obračunov hkrati. V tem primeru v parametrsko masko vnesemo organizacijsko enoto in zaposlenega, šifro obračuna pustimo prazno. Izpišejo se nam vse arhivirane plačne kuverte za tega zaposlenega:
Z izpisanim pdf dokumentom lahko ravnamo kot z vsakim drugim dokumentom v pdf obliki: shranimo na interni disk, pošljemo po mail-u, natisnemo,…
Avtor: Matjaž Jurjec
Želite izvedeti več ? Pokličite: 041 736 867, ali pišite: matjaz.jurjec@kopa.si
